Digitalisieren, automatisieren, digital transformieren: Ein und dasselbe? Der Hälfte der befragten Unternehmen einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2018 zufolge, scheinbar ja. 50 Prozent der Firmen verbinden mit dem Begriff „Digitalisierung“ die „Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen“. Doch das ist ein Trugschluss – die drei Begriffe unterscheiden sich grundlegend und verfolgen verschiedene Ansätze.
Digitalisierung: Von analog zu digital
Digitalisieren bedeutet zunächst nichts weiter, als analoge Daten in digitale umzuwandeln. Also beispielsweise Papierdokumente aus Aktenordnern einscannen und digital verwalten, beziehungsweise mit speziellen Programmen Informationen aus analogen Formularen auslesen und auf dem Server speichern. Heute besitzt ein Großteil der Unternehmen digitale Archive. Dokumente sollten nicht nur digital vorliegen, sondern auch systematisch geordnet werden.
Die Digitalisierung einer Firma bedeutet die Informationsspeicherung neu zu strukturieren und Technologien zu nutzen, um Daten in digitalisierter Form bereitzustellen.
Oft werden Digitalisierung und Automatisierung als Einheit betrachtet oder sogar fälschlicherweise als synonyme Begriffe verwendet. Tatsache ist jedoch, dass die Prozessautomatisierung erst durch die Digitalisierung bedingt und ermöglicht wird, da aufgrund der neugewonnenen Datenmengen komplexere IT-Strukturen entstehen. Digitale Prozesse können so schnell unübersichtlich, kleinteilig und fehleranfällig werden, vor allem wenn sie manuell bedient werden müssen.
Die Prozessautomatisierung hilft die Fülle an digitalen Daten und Anwendungen effizient zu nutzen. Prozesse werden somit verschlankt und ein Unternehmen kann dank Automation kostengünstiger arbeiten. Simple, repetitive und monotone Aufgaben übernehmen zum Beispiel RPA-Bots, während sich Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
Die digitale Transformation geht nun noch weiter und verschlankt Prozesse nicht nur, um sie effizienter zu machen; sie stellt deren Existenz in Frage. Digitale Transformation bedeutet Technologien zu verändern und innovativ weiterzuentwickeln.
Bahnbrechende Schritte der digitalen Transformation sind zum Beispiel die Datenspeicherung in Clouds oder die Blockchain-Technologie. Es handelt sich also um eine gesellschaftliche, disruptive Veränderung und nicht nur um eine Reaktion auf bestehende Prozesse, die verbessert werden sollen. So wurde beispielsweise aus dem Fax die E-Mail und aus der E-Mail Messenger-Apps.
Bei der Herausforderung der digitalen Transformation geht es darum, innovative Lösungen zu entwickeln und völlig neue Prozesse zu erschaffen.
Obwohl Digitalisierung, Automatisierung und digitale Transformation sich grundsätzlich unterscheiden, sind sie doch eng miteinander verknüpft.
Durch die Digitalisierung liegen überhaupt digitale Daten für Prozesse vor, die dann später automatisiert werden können. Und auf der Grundlage bisher bestehender Prozesse, können dann schlussendlich völlig neue geschaffen werden. Wer also digital transformieren oder automatisieren möchte, braucht zunächst einmal eine solide Digitalisierung als Basis.
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