Cloud-Technologien und -Anwendungen haben längst den Trendstatus überwunden und ergänzen bzw. ersetzen bislang verwendete lokale Datenspeicher und Rechenzentren. Aber auch im Cloudzeitalter ziehen sich zahlreiche kosten- und zeitintensive, repetitive Abläufe durch das Alltagsleben eines jeden Unternehmens. Eine Möglichkeit, derartige Prozesse zu reduzieren und dabei Zeit und Geld zu sparen, bietet die Cloud Integration - die Automatisierung von Prozessen.
Integration Platform as a Service (iPaaS)-Angebote liefern die intuitiven Tools, um ohne aufwendige API-Programmierung Workflows zwischen den Anwendungen zu automatisieren. In dieser zunehmend komplexeren IT-Umgebung wird es für die Mitarbeiter immer wichtiger, nicht nur die richtigen und wichtigen Werkzeuge zu kennen, sondern sie auch anwenden zu können.
Das Schreiben von benutzerdefinierten Integrationen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kann recht teuer, zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Zudem führt dieser Ansatz häufig zu Silos, wenn jedes Team ein anderes Tool verwendet, um seine eigenen Prozesse zu automatisieren, ohne zu wissen, dass die Lösung anderen Abteilungen im Unternehmen helfen könnte.
Der beste Weg zur Automatisierung ist die Einführung einer Cloud Integrationslösung, die einen reibungslosen B2B-Datenaustausch ermöglicht, gemeinsame Prozesse automatisiert, die IT-Komplexität reduziert und den Overhead während des gesamten Prozesses minimiert.
Eine iPaaS-Lösung bietet Funktionen, mit denen Nutzer Daten-, Anwendungs-, API- und Prozessintegrationsprojekte implementieren können, die eine beliebige Kombination von in der Cloud und vor Ort befindlichen Endpunkten umfassen.
In der Regel bedient sich eine iPaaS-Plattform vorgefertigter Konnektoren, Geschäftsregeln, Middleware, Dienstprogramme und Transformationen, die das Erstellen und Verwalten von Integrationsabläufen/-prozessen erleichtern und mehrere Endpunkte miteinander verbinden, damit diese zusammenarbeiten können.
Mit iPaaS-Lösungen lassen sich organisatorische und anwendungsspezifische Workflows automatisieren, um die Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen.
Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es dem Kunden, den Datenfluss zwischen einer beliebigen Anzahl von Anwendungen zu koordinieren und mit Hilfe von Logik und Transformationen so zu konfigurieren, dass die Daten nicht nur von einer Anwendung in eine andere übertragen, sondern automatisch in die richtige Struktur oder das richtige Format umgewandelt werden, damit die empfangende Anwendung weiß, was mit den Daten zu tun ist, und sie beim Empfang nutzbar macht.
Dies kann von der Standardisierung von Datumsformaten bis hin zu robusteren Transformationen wie der Konvertierung von Datentypen in verwendbare Formate reichen. Das heißt: der ETL-Prozess (Extrahieren, Transformieren, Laden), der zuvor in eigenständigen Produkten ausgeführt wurde, wird in ein breiteres Integrations-Ökosystem eingebunden. Über visuelle Benutzeroberflächen für die Erstellung von Workflows per Drag & Drop können auch nicht technikaffine Mitarbeiter*innen Automatisierungen erstellen, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
Wemakefuture definiert iPaaS als eine zentrale Konsole zur Verwaltung, Steuerung und Integration cloudbasierter Anwendungen, die die Firmenautomatisierung durch die Integration vorhandener Tools beschleunigt und das Datenvolumen durch die Nutzung externer Quellen erhöht.
Unternehmen verwenden diese Tools, um Leistungsanforderungen zu skalieren, Produktfunktionalität hinzuzufügen, Anwendungsintegrationen zu strukturieren und Prozesse zu automatisieren. Funktionen oder Daten können schnell hinzugefügt oder entfernt werden, wodurch Ausfallzeiten und Entwicklungszeit reduziert werden.
Es wundert also nicht, dass es mittlerweile eine ganze Reihe von iPaaS-Plattformen gibt, die Unternehmen dabei helfen, Daten zu migrieren, komplexe Integrationen zu erstellen, zu verteilen und zu verwalten sowie komplexe Abfolgen von Workflows zu automatisieren.
Aber so groß der Nutzen der angebotenen Lösungen auch ist, so bescheiden ist das Fortbildungs- und Produktschulungsangebot der Anbieter.
Power Automate ist ein cloudbasiertes System, mit dem automatisierte Workflows erstellt und so Geschäftsprozesse vereinfacht und effektiver verwaltet werden können.
Power Automate (vormals Microsoft Flow) legt den Fokus auf Office365-Anwendungen und ermöglicht auch komplexe Automatisierungen ohne Code. Darüber hinaus enthält dieses Workflow-Management-Tool gebrauchsfertige Vorlagen, mit denen der Nutzer direkt mit der Automatisierung gängiger Geschäftsprozesse beginnen kann, und Empfehlungen, welche Apps zu welchem Zweck verknüpft werden können.
Für Anwender von Power Automation bietet Microsoft Module und Lernpfade zum Thema Power Automation an, von der generellen Automatisierung von Prozessen über das Erstellen eines Geschäftsprozessflows in Power Automate bis hin zu „Unternehmensprozess mit Power Automate automatisieren“.
Mit Integromat können Anwendungen auch in einer einfachen Oberfläche miteinander verknüpft und so ganze Prozesse erstellt werden. Über die JSON- oder HTTP / SOAP-Module können eine Verknüpfung zu anderen Webdiensten hergestellt und Automatisierungen realisiert werden. Integromat bezeichnet sich selbst als "Klebstoff des Internets" und hilft seinen Kunden, Apps und Dienste miteinander zu verbinden.
Das Help Center von Integromat bietet eine Knowledge Base mit Tutorials und Webinar Recordings zu den unterschiedlichsten Themen und 12 Youtube-Videos zu speziellen Anwendungsbereichen an.
Zur Unterstützung bietet n8n seinen Kunden Tutorials in Form von Blogposts, Videos und Community Tutorials (how to use) und einige Dokumente zum Quickstart, Key Components und Create Your First Workflow an.
Kissflow lässt sich mit Hilfe von Integrations-APIs in Google Apps und andere cloudbasierte Anwendungen wie WebHooks und Zapier End Point integrieren.
Kissflow unterstützt das Prozessmanagement der Personalabteilung (HR), einschließlich Onboarding von Mitarbeitern, Arbeitszeittabellenverwaltung, Genehmigung von Urlaubsanträgen und Workflow für die Genehmigung von Rechnungen und bietet Workflow-Prozesse für Bestellanforderungen.
Kissflow bietet seinen Kunden lediglich eine umfangreiche Online-Dokumentation seiner Software an.
Automate.io verfügt über eine benutzerfreundliche Drag & Drop-Oberfläche, die keine Programmierkenntnisse erfordert. Kernfunktion ist die Integration von Cloud-Anwendungen. Die daraus resultierenden Workflows nennt Automate.io „Bots“. Jeder Bot hat eine Trigger-App und mindestens eine Aktions-App.
Die Trigger App legt fest, wann die Workflow-Automatisierung beginnen soll. Die Aktions-App definiert, was im Workflow automatisch geschehen soll. Mit Automate.io kann HubSpot mit anderen Apps wie Google Sheets, Mailchimp, Intercom, Salesforce und bevorzugte Collaboration-Tools wie Slack, Trello, Asana, Podio verbunden und eine Automatisierung eingerichtet werden, die die Kontaktänderungen immer synchron hält. Automate.io verbindet bevorzugte Web-Apps miteinander und automatisiert alltägliche Aufgaben.
Automate.io bietet neben einigen Blog-Beiträgen zum Thema Automatisierung keine weiteren Schulungsangebote an.
In seinem Help Center finden Kunden verschiedene Dokumente zum Umgang mit der Software-Lösung und ein Get Startet-Video. Weiter Schulungs- oder Fortbildungs-Trainings oder Webinare bietet Zapier nicht an.
Außer einem Video und einer Anleitung „How to creat an App“ findet der Kunde bei AppSheet keine weiteren Schulungs- oder Fortbildungsmaterialien.
Jedes Unternehmen verwendet durchschnittlich bis zu 40 Apps. Mit iPaaS kann trotz Anwendungsvielfalt ein kollaboratives und integriertes technisches Ökosystem mit sauberen und zuverlässigen Daten in jeder App erstellt werden. Innovative Cloud Integration verbessert die Agilität und Fluidität der Datenübertragung und erleichtert die Workflow-Automatisierung. Und mit dem wachsenden Trend zur Nutzung mehrerer Cloud-Anwendungen wird die Zukunft von iPaaS in noch stärkerem Maße von Business Process Automation (BPA) geprägt sein als bisher, da die Cloud jedem Unternehmen ein enormes Potenzial an Wachstum und Skalierung bietet und iPaaS nahtlos eine effiziente unternehmensübergreifende Automatisierung ermöglicht.
Aber um eine stringente Workflow-Automatisierung in der Cloud zu gewährleisten, sollten Mitarbeiter als Geschäftsbenutzer die Möglichkeit haben, unter der Anleitung der IT-Abteilung Integrationen und Automatisierungen selbst aufbauen und verwalten zu können. Die dazu nötigen Skills werden sie allerdings bei den iPaaS-Anbietern nicht in ausreichendem Maße finden. Hier springen Automation Academies wie Bots and People in die Bresche, die im Rahmen ihres Fortbildungsangebots auch einen tiefen Einblick in die Workflow-Automation-Werkzeuge und deren Anwendung im Rahmen der Cloud Integration vermitteln.
Wenn du dich weiter mit dem Thema auseinandersetzen möchtest, dann können wir dir den Blog von Wemakefuture sehr ans Herz legen.
Dieser Beitrag ist Teil einer dreiteiligen Serie, die einen umfangreichen Überblick über die wichtigsten Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Process Automation geben soll:
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